Surat pesanan barang adalah dokumen resmi yang digunakan oleh individu atau perusahaan untuk memesan barang dari pemasok atau produsen. Surat ini penting karena berfungsi sebagai bukti tertulis dari permintaan barang, termasuk jumlah, harga, dan syarat pembayaran. Selain itu, surat pesanan barang juga membantu menghindari kesalahpahaman antara pembeli dan penjual.
Format Umum Surat Pesanan Barang
Agar lebih mudah dipahami, berikut adalah format dasar surat pesanan barang:
- Kop Surat – Jika surat berasal dari perusahaan, pastikan ada kop surat yang mencantumkan nama, alamat, dan kontak perusahaan.
- Tanggal – Cantumkan tanggal pembuatan surat agar bisa dijadikan referensi ke depannya.
- Nomor Surat – Setiap surat pesanan biasanya memiliki nomor unik untuk memudahkan pencatatan.
- Nama dan Alamat Tujuan – Tulis dengan jelas nama perusahaan atau pemasok yang menerima pesanan.
- Subjek Surat – Tuliskan secara singkat bahwa surat ini berisi pesanan barang.
- Isi Surat – Rincian barang yang dipesan, seperti nama barang, jumlah, harga satuan, dan total harga.
- Syarat dan Ketentuan – Bisa mencakup metode pembayaran, waktu pengiriman, dan kebijakan retur jika barang tidak sesuai.
- Penutup dan Tanda Tangan – Ucapkan terima kasih, lalu bubuhkan tanda tangan dan nama jelas pemesan.
Contoh Surat Pesanan Barang
PT Maju Sejahtera
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta
Email: [email protected]
Jakarta, 28 Maret 2025
Nomor: 015/SPB/III/2025
Kepada Yth.,
PT Sumber Berkah
Jl. Industri No. 12, Bandung
Perihal: Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan operasional perusahaan kami, bersama ini kami ingin melakukan pemesanan barang dengan rincian sebagai berikut:
Kami memesan 50 rim kertas A4 dengan harga Rp 50.000 per rim, 100 buah pulpen dengan harga Rp 5.000 per buah, serta 30 kotak staples dengan harga Rp 10.000 per kotak. Total harga keseluruhan pesanan ini adalah Rp 3.300.000.
Mohon barang dikirim ke alamat kami paling lambat tanggal 5 April 2025. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank setelah barang diterima dalam kondisi baik.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT Maju Sejahtera
(Adi Pratama)
Manajer Pembelian
Tips Menulis Surat Pesanan Barang yang Efektif
- Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sopan
Pastikan isi surat mudah dimengerti, tidak bertele-tele, dan tetap profesional. - Cantumkan Detail dengan Lengkap
Sebutkan spesifikasi barang, jumlah, dan harga agar tidak terjadi kesalahpahaman. - Perhatikan Format dan Struktur
Format yang rapi dan terstruktur memudahkan pemasok dalam membaca dan memproses pesanan. - Sertakan Kontak yang Dapat Dihubungi
Berikan nomor telepon atau email agar pemasok bisa menghubungi Anda jika ada pertanyaan. - Pastikan Tidak Ada Kesalahan
Sebelum dikirim, periksa kembali isi surat untuk menghindari kesalahan dalam pemesanan.
Kesimpulan
Surat pesanan barang adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis. Dengan format yang jelas dan bahasa yang mudah dipahami, komunikasi antara pembeli dan penjual bisa berjalan lancar. Pastikan untuk selalu menyertakan informasi yang lengkap agar pesanan dapat diproses dengan cepat dan akurat.
Jika Anda ingin mempermudah transaksi bisnis dan mendapatkan solusi keuangan terbaik, pertimbangkan layanan dari SMBC Indonesia. Dengan berbagai produk perbankan yang fleksibel, SMBC Indonesia siap membantu kelancaran bisnis Anda!